Gedragscode voor de vertrouwenspersoon, aangesloten bij de LVV
​
Deze gedragscode is een richtlijn voor het professioneel handelen van de bij de Landelijke
Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) aangesloten vertrouwenspersonen (hierna: de
gedragscode).
Onder vertrouwenspersonen worden zowel de interne als de externe vertrouwenspersonen
begrepen en zowel vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen als
vertrouwenspersonen integriteit.
​
Met de in de gedragscode genoemde ‘melder’ wordt de persoon bedoeld die zich tot de
vertrouwenspersoon wendt in verband met ongewenste omgangsvormen dan wel bij het
vermoeden van een misstand of het vermoeden van een onregelmatigheid (mogelijke
integriteitsschending).
​
Beroepsethiek en integriteit
De vertrouwenspersoon gedraagt zich zoals van een behoorlijk vertrouwenspersoon mag
worden verwacht, namelijk dat deze de professionele code, de gedragscode en de algemene
sociale en ethische normen en waarden naleeft en handhaaft, ook bij druk van buitenaf om
hiervan af te wijken. Deze treedt tenminste op als een bekwaam en redelijk handelend
vertrouwenspersoon, die de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht neemt.
De vertrouwenspersoon is zich ervan bewust dat onder het naleven van sociale en ethische
normen onder meer valt het niet aannemen van giften en geschenken en het niet aangaan of
onderhouden van persoonlijke relaties, van welke aard dan ook, met de melder.
​
Transparantie
De vertrouwenspersoon verschaft de melder en de organisatie duidelijkheid over de rol,
taken en positie als vertrouwenspersoon en wat de betrokkenen mogen verwachten.
​
Onafhankelijkheid
De vertrouwenspersoon stelt zich onafhankelijk op. De vertrouwenspersoon dient zich
uitsluitend te laten leiden door de belangen van de melder en nimmer door eigen belang, dan
wel eventuele belangen van de organisatie.
De vertrouwenspersoon staat naast de melder en begeleidt en ondersteunt deze. Nimmer
mogen handelingen worden verricht tegen de wil van de melder, tenzij wettelijke bepalingen
anders bepalen of sprake is van een conflict van plichten waardoor gewetensnood ontstaat.
De vertrouwenspersoon treedt niet op als bemiddelaar.
De vertrouwenspersoon is geen onderzoeker en doet niet aan waarheidsvinding.
​
Vertrouwelijkheid
De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht, die ook voortduurt na beëindiging
van de begeleiding van de melder, ten aanzien van wat deze in zijn hoedanigheid als
vertrouwenspersoon verneemt, tenzij wettelijke regelingen anders bepalen of sprake is van
een conflict van plichten waardoor deze in gewetensnood komt. Meer in het bijzonder geldt
voor de vertrouwenspersoon integriteit dat, indien de melder een vertrouwelijke melding
inzake een vermoeden van een misstand of een onregelmatigheid doet (de melder wil niet
dat zijn identiteit bekend wordt gemaakt), deze als intermediair namens de melder de
melding bij de organisatie doet.
​
De vertrouwenspersoon heeft geen wettelijk verschoningsrecht. De geheimhoudingsplicht
van de vertrouwenspersoon vervalt tevens voor zover de vertrouwenspersoon dit nodig heeft
om zich te kunnen verweren in (pre) juridische procedures, inclusief de klachtprocedure van
de LVV als bedoeld in het Reglement Klachtencommissie van de LVV.
De vertrouwenspersoon stelt de melder aan het begin van het eerste gesprek van de aard en
omvang van de geheimhoudingsplicht op de hoogte.
Daarnaast dient de vertrouwenspersoon onmiddellijk aan de melder te melden zodra zich
een situatie voordoet dat de vertrouwenspersoon op grond van gewetensnood, wettelijke
bepalingen of anderszins zijn geheimhoudingsplicht moet doorbreken. De vertrouwens-
persoon handelt bij het doorbreken van de vertrouwelijkheid volgens het bij deze
gedragscode gevoegde protocol ‘doorbreken vertrouwelijkheid’.
​
Kernwaarden en competenties
De essentie van de beroepshouding is dat de vertrouwenspersoon integer en betrouwbaar
is, het vak naar beste kunnen uitoefent.
Persoonlijke kwaliteiten zijn daarbij essentieel; van de vertrouwenspersoon mag verwacht
worden dat hij evenwichtig, flexibel en doortastend is alsmede over empathisch vermogen
beschikt. Tevens dat deze materie-deskundig is, vaardig in gespreksvoering, en kennis heeft
van de sociale kaart en hulpverleningsinstanties.
De vertrouwenspersoon treedt uitsluitend als zodanig op indien hij daartoe voldoende
geschoold en gekwalificeerd is conform de door de LVV gestelde eisen en kernwaarden.
De vertrouwenspersoon heeft de bereidheid zich doorlopend bij te scholen en verder te
ontwikkelen als vertrouwenspersoon.
​
(Tussentijds) beëindigen werkzaamheden voor de melder
De vertrouwenspersoon kan op basis van eigen professionele verantwoordelijkheid en naar
de eisen van de redelijkheid de opvang en begeleiding van de melder (tussentijds)
beëindigen. Indien de vertrouwenspersoon tussentijds beëindiging overweegt dient deze dit
voorafgaand met de melder te bespreken, tenzij sprake is van een zodanige situatie dat dit in
alle redelijkheid niet kan worden gevraagd van de vertrouwenspersoon. Voorts dient de
vertrouwenspersoon zoveel mogelijk zorg te dragen voor doorverwijzing naar andere
vertrouwenspersonen en/of hulpverleners.
​
Klachtenbehandeling
De vertrouwenspersoon is onderworpen aan de gedragscode en het daarop van toepassing
zijnde Reglement Klachtencommissie van de LVV, dat integraal deel uitmaakt van de
gedragscode. De klachtencommissie is bevoegd het functioneren van de
vertrouwenspersoon te toetsen, indien daaromtrent een klacht door een melder wordt
ingediend.
De vertrouwenspersoon tegen wie zich een klacht richt is verplicht gevolg te geven aan een
oproeping van de Klachtencommissie en tot het direct verstrekken van door de
Klachtencommissie gevraagde inlichtingen met betrekking tot de behandeling van een
klacht.
De vertrouwenspersoon dient zich primair in te spannen om een klacht met de melder zelf op
te lossen. De vertrouwenspersoon informeert de melder over het bestaan van het Reglement
Klachtencommissie en wijst de melder op de vindplaats op de website van de LVV dan wel
stelt de melder in staat om hierover te kunnen beschikken.
​
Dossiervorming
De vertrouwenspersoon dient de dossiers van de melder zodanig te bewaren dat ze niet
toegankelijk zijn voor derden.
Het dossier dat de vertrouwenspersoon opbouwt blijft vertrouwelijk, tenzij openbaarmaking
noodzakelijk is op grond van wettelijke regelingen en/of in het kader van de
klachtenprocedure voor de klachtencommissie van de LVV.
Slechts met instemming van de melder zal een lopend dossier kunnen worden overgedragen
aan een nieuw aangestelde vertrouwenspersoon.
De bewaartermijn van dossiers waarvan de kwestie is afgerond is twee jaar en na twee jaar
moeten de dossiergegevens definitief worden verwijderd en vervolgens worden vernietigd.
​
Gedragscode LVV – versie augustus 2024